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Rappresentazione grafica dei processi aziendali

La visualizzazione grafica dei processi è una parte importante della documentazione chiara e comprensibile dei procedimenti in esecuzione nelle aziende, come nell’ambito della tecnologia di automazione.

All’interno della visualizzazione, ad esempio, è possibile creare una cosiddetta mappa di processo con la quale è possibile visionare il corso delle lavorazioni aziendali e la loro interazione.

In questo modo si può avere una panoramica dei singoli processi all’interno di un’azienda e renderne più comprensibile la sua struttura. Tale documentazione è utile anche per orientarsi in un sistema di gestione e, allo stesso tempo, per ottenere evidenza dei requisiti di determinati standard implementati all’interno di un’azienda.

Un mezzo per capire meglio

I diagrammi di flusso dei processi creati in determinate aziende o procedure operative sono spesso presentati in modo comprensibile solo per esperti. Sfortunatamente, in questo modo molti dipendenti o persone coinvolte in un’azienda non hanno sempre una comprensione chiara dei procedimenti. Per ottenere una rappresentazione uniforme, determinati simboli o termini devono essere utilizzati in una forma standardizzata.

La rappresentazione grafica delle varie procedure deve essere il più uniforme possibile ed enfatizzata da simboli o termini che risultino univocamente comprensibili.

La sequenza dei singoli passaggi è solitamente indicata con frecce all’interno dei diagrammi di flusso di processo.

Vantaggi di una visualizzazione uniforme del processo con diagrammi di flusso

I vantaggi di una comunicazione grafica lineare e comprensibile sono importanti e numerosi. Eccone alcuni:

  • Ogni singola fase o processo di lavoro risulterà di facile comprensione.
  • I collegamenti logico-temporali saranno visualizzati chiaramente.
  • Le variabili di input e output potranno essere visionate simultaneamente.
  • Le risorse o le responsabilità sono presentate in modo trasparente.
  • I processi complessi all’interno delle diverse aree di produzione saranno chiari tra i vari reparti.

Naturalmente, devono essere soddisfatti determinati requisiti affinché tali diagrammi di flusso possano essere visualizzati in modo non ambiguo. Ad esempio, durante la creazione è necessario considerare le seguenti cose:

  • Il modello di processo deve essere rappresentato integralmente.
  • È essenziale una chiara rappresentazione della sequenza delle diverse fasi del processo. Deve quindi aver luogo una rappresentazione ordinata cronologicamente.
  • Tutti i fattori necessari devono essere presentati in modo coerente.
  • Nessun corso duplicato deve essere visualizzato all’interno di un processo di produzione.
  • È necessaria una rappresentazione standardizzata.

I componenti più importanti per la visualizzazione del processo

Il nome di un processo dovrebbe rappresentare al meglio la tipologia e il contenuto avente, nel modo più semplice e al contempo esplicativo possibile. Dovrebbe essere menzionata anche una categoria corrispondente. Inoltre, lo scopo del rispettivo processo (di produzione) e la sua importanza o influenza dovrebbero essere presentati chiaramente. Altrettanto rilevanti sono:

  • Input di processo (denominazione dei fornitori, requisiti per il rispettivo processo).
  • Output di processo (processi di follow-up o consegna ai clienti, ovviamente anche la denominazione del prodotto o del risultato).
  • I requisiti o le caratteristiche dell’output, se del caso.
  • Partecipanti a un processo di fabbricazione.
  • Il titolare del processo.
  • Interfacce sotto forma di altri prodotti, fornitori, reparti o documenti.
  • Risorse richieste sotto forma di dispositivi, macchine o attrezzature.
  • Documenti richiesti per il rispettivo processo.
  • Dipendenti coinvolti nel rispettivo processo.

Oltre a questi, possono essere aggiunti altri componenti a seconda del produttore o dell’azienda

Diversa presentazione dei processi all’interno delle aziende

L’esatta visualizzazione delle sequenze temporali e logiche e dei processi all’interno delle aziende o il collegamento di questi processi tra loro è importante. A seconda del rispettivo obiettivo di lavoro, i processi possono essere rappresentati con livelli di dettaglio molto diversi.

Si va da una panoramica di massima alle singole istruzioni all’interno dei processi produttivi o alla presentazione di regole per il controllo dei processi aziendali. Ad esempio, nella fabbricazione di determinati prodotti vengono menzionati diversi componenti del rispettivo prodotto, nonché condizioni ambientali esterne durante la lavorazione dei rispettivi prodotti.

In un centro logistico, invece, parametri completamente diversi possono giocare un ruolo importante. È importante avere una visualizzazione del processo adattata e l’uso di diagrammi di flusso adeguati. Nell’ingegneria di processo, ad esempio, le grandezze fisiche come la temperatura, la velocità o altri parametri sono spesso considerate come componenti.

Quando e quale tipo di visualizzazione del processo utilizzare

Molto spesso c’è una presentazione molto chiara dei processi principali. Altri componenti importanti dei processi, ad esempio all’interno di aziende industriali, devono essere inclusi nella visualizzazione del processo solo per un’analisi e un’ottimizzazione precise. Più dettagliata è la visualizzazione di un processo in questi casi, meglio, ad esempio, è possibile identificare i punti deboli o ottimizzare i flussi di lavoro del processo.

Una volta individuati i punti deboli oi problemi, gli interi processi possono essere gradualmente migliorati o ottimizzati. È molto più facile trovare le misure necessarie, ad esempio per integrare meglio le singole fasi di lavoro nel flusso complessivo o per ottenere ottimizzazioni.

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